Administrative Projektkoordinator:in
Der Berlin Art Prize e.V. sucht ab dem 15. Januar 2022 oder später eine:n engagierte:n Mitarbeiter:in für den Bereich: Administration, Buchführung, Controlling, Rechtliches.
Arbeitsumfang: ab 15. Januar ansteigend von ca. 10 Stunden pro Monat, auf ca. 40 Stunden pro Monat von August bis Oktober 2022 + Projektabschluss im November Status: freie Mitarbeiter:in
Du wärest die Person, die den ganzen Berlin Art Prize 2022 mit seinem Jurierungsverfahren, seinen neun Ausstellungen und dem umfangreichen öffentlichen Programm im Hintergrund am Laufen hält. Du solltest Spaß an Verwaltungsvorgängen haben und gerne Verantwortung übernehmen. Zu deinen Aufgaben gehören:
- in Abstimmung mit den Projektleiterinnen den detaillierten Finanzplan für den Berlin Art Prize 2022 ausarbeiten
- unter Rücksicht des Programms, der Vereinssatzung und der Förderbedingungen für den Berlin Art Prize 2022 Verträge mit freien Mitarbeiter:innen vorbereiten und dokumentieren
- in Abstimmung mit Projektleiter:innen Aufträge erteilen
- Buchungen vornehmen und dokumentieren
- Rechnungen/Belege prüfen und dokumentieren
- Laufende Zahlungen und Sonderzahlungen (GEMA-, KSK- und Auslandssteuerzahlungen) sicherstellen
- stetig Budgets aktualisieren, kontrollieren und abgleichen (Soll-Ist-Gegenüberstellung)
- in Kontakt mit den Sachbearbeiter:innen der Förderstelle stehen
- an Meetings teilnehmen und das Team stets über Finanzsituation informieren
- etwaige administrative, juristische und finanzielle Fragen mit außenstehenden Stellen klären, z.B. mit der Senatsverwaltung für Kultur und Europa, dem Finanzamt für Körperschaften oder einer juristischen Beratungsstelle
Die/er ideale Kandidat:in ist in Berlin ansässig und hat Erfahrung mit projektbezogener Kulturverwaltung. Deutsch ist Arbeitssprache und sollte auf muttersprachlichem Niveau sein, ausreichende Englischkenntnisse sind für die Kommunikation mit dem internationalen Team wichtig. Erfahrung in deutscher Buchhaltung oder Betriebswirtschaft sind von Vorteil, Erfahrung mit Google Drive und Microsoft Office insbesondere Excel sind ein Plus. Du solltest in Deutschland als freie Mitarbeiter:in auf Rechnung arbeiten dürfen. Du solltest äußerst selbstständig, verantwortungsbewusst und kommunikativ sein sowie ein ausgezeichnetes Zeitmanagement besitzen.
Der Berlin Art Prize e.V. bietet ein freundliches und unkonventionelles Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen, die eine Leidenschaft für Kunst und Freude an Zahlen haben.